Документальное оформление расходования горюче-смазочных материалов
Документальное оформление расходования горюче-смазочных материалов
Публикации \ 15.09.2014

В настоящее время очень многие организации используют транспортные средства (ТС) в своей деятельности. Большую часть затрат, связанных с использованием ТС, составляют горюче-смазочные материалы (ГСМ). В связи с этим правильное оформление данных расходов очень важно для минимизации налоговых рисков предприятия.

 Чтобы учесть в расходах затраты на ГСМ необходимы документы, не только подтверждающие факт приобретения, но и их расходования.

1. Приобретение ГСМ. Перечень документов, подтверждающих оплату ГСМ, зависит от формы расчетов:

- при наличных расчетах – чеки ККТ, авансовые отчеты водителей;

- при безналичных расчетах – такими документами могут быть корешки талонов, либо топливные карты, по которым производится заправка автомобилей.

2. Расходование ГСМ. Для документального подтверждения расходов на ГСМ и использование транспорта в служебных целях необходимы путевые листы.

Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»:

-        путевой лист легкового автомобиля (форма №3);

-        путевой лист специального автомобиля (форма №3 спец.);

-        путевой лист легкового такси (форма №4);

-        путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с, №4-п);

-        путевой лист автобуса (формы №6, №6 спец.).

Вышеперечисленные формы используют в первую очередь специализированные автотранспортные предприятия.

Обязательные реквизиты путевого листа

Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Согласно п. 3 Приказа №152 в путевом листе обязательно должны быть отражены:

1)      наименование и номер путевого листа (номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем ТС системой нумерации);

2)      сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, если путевой лист оформляется более чем на один день, то даты начала и окончания срока);

3)      сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование организации, место нахождения организации организационно-правовая форма организации);

4)      сведения о транспортном средстве (тип транспортного средства, модель автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж, дата и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку);

5)      сведения о водителе (Ф.И.О. водителя, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя).

Согласно п. 8 Приказа №152 организации вправе разместить на путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления их деятельности.

По информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Поэтому налогоплательщики вправе самостоятельно разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Самостоятельно разработанные формы путевых листов обязательно должны быть приведены в приказе по учетной политике.

Согласно письму УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 №20-12/100253 и письму Минфина России от 20 февраля 2006 г. №03-03-04/1/129 в путевом листе обязательно должна быть информация о маршруте следования транспортного средства.  Целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными, и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, и не является основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Порядок заполнения путевого листа

По общему правилу путевой лист оформляется на каждое ТС, используемое организацией.

В случае если транспортное средство используется несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя.

При заполнении путевого листа даты, время и показания одометра при выезде ТС с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случая, когда индивидуальный предприниматель совмещает и обязанности водителя.

Если на одно транспортное средство оформляются несколько путевых листов отдельно на каждого водителя то, дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с нее. Дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на эту стоянку.

Важно помнить, что оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Периодичность составления путевого листа. Официальная позиция заключается в том, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В Письме Минфина России от 16.03.2006 N03-03-04/2/77 сказано, что, если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

К тому же постановления судов также опровергают обязанность налогоплательщиков ежедневно составлять путевой лист. В частности, ФАС Волго-Вятского округа 27.04.2009 признал расходы на ГСМ документально подтвержденными, указав, что путевые листы оформлялись  с учетом специфики деятельности организации один раз в месяц.

Получается, что организация самостоятельно определят периодичность составления путевых листов в зависимости от частоты использования автомобиля. Так, если транспортное средство ежедневно совершает несколько поездок, то необходимо будет составлять путевой лист ежедневно. Если транспортное средство используется редко (несколько раз в неделю), то путевой лист можно составлять не чаще одного раза в неделю.

Однако срок действия путевого листа не может превышать одного месяца в соответствии с Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152.

  1. Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
  2. Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152.
  3. Информация Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  4. Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 №20-12/100253. 
  5. Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. №03-03-04/1/129.
  6. Письмо Минфина России от 16.03.2006 N03-03-04/2/77.


Автор: Меринова Ольга, Бухгалтер, Acsour

Источник: Бухгалтерские вести, сентябрь, 2014