С чужим уставом в своем монастыре, или как использовать зарубежные документы в российском офисе
С чужим уставом в своем монастыре, или как использовать зарубежные документы в российском офисе
С чужим уставом в своем монастыре, или как использовать зарубежные документы в российском офисе
Публикации \ 30.09.2014

Часто, такие корпорации представляют собой группу отдельных компаний, ведущих деятельность в различных юрисдикциях и руководствующихся законодательством тех стран, в которых они нанимают сотрудников. Организационная структура глобальных компаний подразумевает наличие центрального офиса или центра принятия решений. Центральный, или, как принято называть, головной офис компании не только собирает, консолидирует и представляет собственникам корпорации информацию о деятельности всей группы, но и определяет стратегию развития бизнеса. Помимо этого, головной офис выполняет функции контроля и управления всей группой компаний.

Таким образом, функция руководства различными бизнес-процессами, в том числе и HR, принадлежит головному офису. Сотрудники, работающие на локальном уровне, обеспечивают выполнение глобальных политик компании, участвуют в их адаптации под региональную специфику и обеспечивают соблюдение местного законодательства.

                Все глобальные корпорации стремятся не только к централизации управленческой функции, но и к стандартизации своих бизнес-процессов и политик. Подобная стандартизация служит залогом эффективного управления и, в целом, снижает корпоративные риски. На состав политик, разрабатываемых и применяемых на глобальном уровне и затем «спускаемых вниз» для внедрения по регионам, влияет специфика бизнеса компании, законодательство страны инкорпорации, и судебная практика, в том числе, и по трудовым спорам.

Как правило, на глобальном уровне разрабатываются следующие документы, которые имеют статус политик:

  1. Описание миссии, виденья и ценностей компании (Mission, Vision and Values). Как правило, это короткий документ, излагающий максимально простым языком основное виденье стратегии развития компании;
  2. Политика по бизнес-этике (Business Ethics Policy);
  3. Политика по защите персональных данных (Data Protection Policy);
  4. Политика по работе с IT ресурсами  (IT Policy);
  5. Антикоррупционная политика (Anti-bribery policy);
  6. Руководство сотрудника (Handbook) - это политика, суммирующая все правила и процедуры, принятые в компании. Другими словами, это полный сборник информации в части взаимоотношений компании и сотрудника. Иногда в этот документ включаются положения всех перечисленных выше политик.

Этот перечень минимален и в него вошли только необходимые политики, которые есть практически у всех глобальных корпораций. Полный же перечень может включать в себя десятки различных политик и процедур, таких как Политика по управлению закупками, Политика по работе с клиентами, Политика по корпоративной социальной ответственности и много других.

Российским трудовым законодательством определен достаточно короткий перечень обязательных для всех коммерческих компаний политик или локально-нормативных актов (ЛНА):

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Необходимость наличия этого ЛНА закреплена статьей 189 ТК РФ;
  2. Положение о персональных данных работников, которые обязательны в соответствии с требованиями статьи 86 ТК РФ.

Так же, как и заграницей, компании могут разрабатывать и другие политики, тем более, что в нашей стране их наличие затрагивает не только вопросы трудовых отношений, но и вопросы налогообложения различных выплат компенсационного характера, расходов на обучение сотрудников и ряд других расходов компании.

По своей сути, Руководство сотрудника (Handbook) и ПВТР схожи и, как правило, именно Руководство сотрудника чаще всего адаптируется корпорациями для применения на локальном уровне.

Содержание Руководства сотрудника (Handbook) жестко не регламентируется, то есть каждая компания включает в него информацию на свое усмотрение. Как правило, Руководство представляет собой достаточно объемный документ и достигает 25 – 50 страниц. Наиболее широко применимо следующее содержание Руководства сотрудника (Handbook):

  1. Введение в виде приветственного слова руководства компании. В этой части содержится короткая информация про историю компании, про ее ценности и цели;
  2. Политика в отношении найма на работу и прохождение испытательного срока (Upon Employment);
  3. Политика в отношении оценки эффективности сотрудников и обеспечению карьерного роста (Performance Management);
  4.  Информация про режим труда (Hours of Work);
  5. Политика по оплате труда, компенсациям и льготам (Salary and Benefits);
  6. Правила в отношении отсутствия на рабочем месте. В этот раздел включается информация про отпуска, отсутствия по болезни и всем прочим причинам пропуска работы (Absence,  Sickness and Other Leave);
  7. Кодекс корпоративной этики (Code of Conduct);
  8.  Политика в отношении обучения и развития сотрудников (Learning and Development);
  9. Дисциплинарные процедуры (Disciplinary Procedure);
  10. Политика в отношении харассмента (Bullying and Harassment Policy);
  11. Политика равных возможностей (Equal Opportunities Policy);
  12. Политика по защите персональных данных (Data Protection Policy);
  13. Политика по работе с информационными ресурсами (IT Policy);
  14. Политика по охране труда (Health and Safety Policy);
  15. Правила по расторжению трудового договора (Termination of Employment).

Процедура адаптации Руководства сотрудника может быть организована следующим образом:

  1. Производится анализ каждого пункта Руководства на предмет его применимости на территории Российской Федерации. В основном, анализ производится с целью не допустить ухудшения положения российских сотрудников, по сравнению с теми нормами, которые установлены российским законодательством.
  2. С учетом требований российского законодательства, готовится локальная политика – адаптированное Руководство сотрудника, объединяющее как корпоративные требования, так и требования российского законодательства.

Рассмотрим на примере адаптацию Руководства сотрудника компании из Великобритании для своей дочерней компании в России, которая здесь зарегистрирована как Общество с ограниченной ответственностью. Так как Руководство достаточно объемно, то далее будут приведены наиболее часто встречающиеся различия законодательств двух стран - Великобритании и России.

 

Версия глобальной корпоративной политики

Применение с точки зрения ТК РФ

Испытательный срок

Испытательный срок для новых сотрудников компании составляет 6 месяцев. Компания имеет право прервать трудовой договор с работником в период испытательного срока, уведомив работника о своём решении согласно условиям его трудового договора. Компания имеет право рассчитать уволенного сотрудника вместо оповещения. Компания может принять решение о продлении испытательного срока на период необходимый для оценки развития или решения проблем, возникших в первые 6 месяцев. При этом испытательный срок не может превышать 11 месяцев.

Срок испытания при приеме на работу установлен статьёй 70 ТК РФ: «Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.»

Сверхурочные работы

Условия трудоустройства в Компании подразумевают согласие работников на ненормированный рабочий день при возникновении такой необходимости. От сотрудников ожидается выполнение их обязанностей вне зависимости от затрачиваемого на это времени, и Компания не оплачивает переработки.

Порядок привлечения к сверхурочным работам регламентируется статьей 99 ТК РФ. В нашей стране необходимо письменное согласие работника для его привлечения к сверхурочным работам и продолжительность сверхурочного труда не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и ста двадцати часов в год. Кроме этого, все переработки оплачиваются в соответствии со статьей 152 ТК: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном.

Заработная плата

Заработная плата перечисляется ежемесячно на банковский счёт сотрудников в последний четверг месяца или в ближайший к нему день. Расчетные ведомости с объяснением начислений и вычетов высылаются работникам ежемесячно.

Статья 136 ТК РФ: «Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.»

Отпуск

Компания ожидает от сотрудников высокой производительности труда и рада предоставить ежегодный отпуск продолжительностью 25 дней и дополнительные выходные (8 дней) на время государственных праздников (Рождество и следующий за ним день, Новый год, Страстная пятница, Пасхальный понедельник, первый и последний понедельник мая, последний понедельник августа).  Продолжительность отпуска сотрудников с частичной занятостью рассчитывается пропорционально их рабочему времени.

Как мы видим, на корпоративном уровне компания предоставляет суммарно 33 нерабочих дня сотрудникам, включая государственные праздники. В России продолжительность отпуска регламентируется статьей 115 ТК РФ, которой устанавливается отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2014 году в нашей стране государственные праздники составляют 14 дней. Таким образом, общее количество нерабочих дней, на которые имеет право сотрудник в России, составляет 42 дня.

 

Помимо вышеперечисленных пунктов, часто адаптации на локальном уровне не подлежит состав компенсационного пакета для сотрудников. Почти все компании руководствуются в этом вопросе состоянием местного рынка труда и сложившейся деловой практикой.  

Помимо аналитической работы, адаптация политик подразумевает еще и согласование необходимых на локальном уровне изменений с головным офисом. Другими словами, потребуется разъяснить головному офису требования и нюансы российского законодательства. После найденных компромиссных решений по отдельным положениям политики, готовится финальный документ, который уже и внедряется на локальном уровне.

Может ли адаптированное Руководство сотрудника заменить обязательные Правила внутреннего трудового распорядка? По нашему мнению, да. Но, как правило, в Руководство сотрудника (Handbook) включается более широкий перечень вопросов, чем того требует ПВТР. Кроме этого, нельзя забывать, что само наименование ЛНА «Правила внутреннего трудового распорядка» регламентируется трудовым законодательством.

 

Автор: Модеева Татьяна, Генеральный директор, Acsour

Источник: Журнал "Всё для кадровика", сентябрь, 2014