Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов
Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов
Публикации \ 31.08.2015

Для установления взаимовыгодного сотрудничества компании устраивают деловые приемы. При выполнении определенных условий затраты на эти приемы могут отражаться в составе представительских расходов. Об учете этих расходов предлагаем поговорить.

Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес. Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции. Разъясним, какие затраты могут быть представительскими, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.

Представительские расходы представляют собой затраты на организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации. Статья 264 НК РФ содержит полный перечень затрат, которые относятся к представительским расходам.

Виды представительских расходов.

  1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
  2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах.
  3. Транспортное обеспечение доставки лиц, перечисленных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
  4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
  5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий

В соответствии с п.п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и включаются в расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат. Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н) представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете

Для признания представительских расходов в целях налогообложения прибыли необходимо, чтобы они соответствовали п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. были обоснованными и документально подтвержденными.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Такая сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль. Сумма представительских расходов, которая превышает установленный процент, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

При методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении упрощенной системы налогообложения представительские расходы не учитываются в составе расходов. Статьей 346.16 НК РФ установлен перечень расходов, уменьшающих полученные доходы при определении объекта налогообложения, который является закрытым. Так как в данном перечне не поименованы представительские расходы, то налогоплательщик не вправе включить такие затраты в расходы, учитываемые при исчислении единого налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

 

Официальный порядок встречи и авансовый отчет по представительским расходам

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Соответственно включение представительских расходов в состав расходов организации возможно только при наличии первичных учетных документов. Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три этапа:

 Рис.1 Этапы документального оформления представительских расходов

На первом этапе следует составить смету представительских расходов на отчетный год. Данная смета может утверждаться общим собранием участников (акционеров) организации либо руководителем организации.

Помимо этого следует издать внутренние организационно-распорядительные документы (приказы руководителя организации), в которых необходимо отразить следующие вопросы:

  • перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
  • порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
  • порядок расходования средств на представительские расходы;
  • документальное оформление представительских расходов;
  • порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
  • нормирование отдельных видов представительских расходов.


На втором этапе организация проводит конкретное представительское мероприятие, при этом составляются следующие документы:

  • приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
  • приказ о направлении приглашений на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонних организаций;
  • программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения мероприятия, фамилий, имен, отчеств участников со стороны принимающей организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. На основании этих документов осуществляется выдача денег под отчет.

На третьем этапе лицо, ответственное за проведение представительского мероприятия, оформляет и представляет в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведение мероприятия. К таким документам относятся:

  • отчет о проведенной встрече;
  • авансовый отчет, к которому необходимо приложить документы, подтверждающие фактически произведенные расходы.
     

Согласно письму ФНС России от 08.05.14 №ГД-4-3/8852 расходы на представительские цели подтверждают:

В Письме Минфина от 01.11.10 №03-03-06/1/675 указано, что в отчете о представительских расходах, составленном после проведения конкретных представительских мероприятий, должна отражаться информация:

  • товарные чеки;
  • чеки ККТ;
  • документы, подтверждающие оплату транспортных расходов;
  • документы, подтверждающие оплату услуг переводчика;
  • накладные, торгово-закупочные акты.
  • цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенных делегаций;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели. 

Отметим, что составление таких отчетов, конечно же, не является обязательным требованием, но их наличие застрахует вас от претензий со стороны налоговых органов.

Схематично обобщим порядок документального оформления представительских расходов.

 Рис. 2 Порядок документального оформления представительских расходов

Отдельные виды расходов

Проживание представителей другой организации

По мнению Минфина России, затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, не учитываются при расчете налога на прибыль. Ведь этот вид представительских расходов не упоминается в пункте 2 статьи 264 НК РФ (письмо от 01.12.11 № 03-03-06/1/796). Такой же точки зрения придерживаются и налоговики (письмо ФНС России от 18.04.07 №04-1-02/306@).

Однако суды разрешают признавать указанные расходы, причем нередко именно в составе представительских. Понятие официального приема и обслуживания деловых партнеров в Налоговом кодексе не конкретизировано. Указанные термины имеют широкое значение и могут, по мнению судей, включать в том числе и гостиничное обслуживание или обеспечение другим жильем лица, прибывшего из другого города или из-за границы (постановления ФАС Западно-Сибирского от 01.03.07 №Ф04-9370/2006(30552-А81-27 и Северо-Западного от 17.05.04 №А56-21571/03 округов).

Другой вариант учета расходов на проживание иногородних или иностранных деловых партнеров, поддерживаемый арбитражными судами, — включение их в состав прочих расходов, связанных с производством или реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (постановления ФАС Московского от 23.05.11 №КА-А40/4584-11 и Уральского от 08.11.05 №Ф09-4994/05-С7 округов).

Таким образом, если организация готова защищать свои интересы в суде, она может признать при расчете налога на прибыль расходы на оплату проживания иногородних или иностранных бизнес-партнеров. Очевидно, что проще относить их к прочим обоснованным расходам, поскольку в этом случае компании не придется составлять целый ряд дополнительных подтверждающих документов.

Транспортное обеспечение

К транспортному обеспечению относится доставка лиц, участвующих в официальном мероприятии, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Что касается расходов принимающей стороны на авиационные и железнодорожные билеты, оформление виз, то данный вопрос является спорным, так как, по мнению контролирующих органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 г. №28-11/62271), ввиду того, что перечень расходов, определенных п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, является закрытым и вышеуказанные расходы не перечислены в данном пункте, то они не могут быть учтены в качестве представительских.

По нашему мнению, данная позиция налогового органа является неверной, так как в транспортное обеспечение как раз и входят расходы на доставку лиц (гостей или членов руководящего органа) к месту проведения корпоративного мероприятия. Такого же мнения придерживаются и некоторые суды (Постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 г. №А72-5629/05-6/435, №А72-5959/05-6/450).

Питание, алкоголь, цветы

К расходам на буфетное обслуживание помимо самого буфетного обслуживания могут, в частности, относиться:

  • расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема (Письма Минфина России от 21.10.14 №03-03-06/1/53004 и  25.03.2010 г. № 03-03-06/1/176, Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 г. по делу №А48-2871/08-18, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30.10.2008г. №Ф08-6557/2008 по делу №А53-2231/2008-С5-34, Постановление ФАС Поволжского округа от 01.02.2005 г. №А57-1209/04-16);
  • расходы на украшение помещений для проведения официального приема (Постановление ФАС Московского округа от 03.09.2010 г. №КА-А40/10128-10 по делу №А40-136245/09-114-1045);
  • расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, предлагаемых клиентам — физическим лицам (Постановление ФАС Уральского округа от 23.08.2011 г. №Ф09-4143/11 по делу №А60-29338/10);
  • расходы на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров в рамках официального приема с символикой общества (Письмо УФНС России по г.Москве от 30.04.2008 г. №20-12/041966.2, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2011 г. №КА-А40/17593-10 по делу №А40-55061/10-99-250, Постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 г. №КА-А41/11224-10 по делу №А41-18513/08);
  • расходы на приобретение одноразовой посуды (Письмо УФНС России по г.Москве от 06.10.2006 г. №20-12/89121.2);
  • расходы на приобретения цветов представителям контрагентов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 г. №Ф04-2610/2006 (22165-А46-40) по делу № А-1700/05).

Закрытый или открытый состав расходов

Из пункта 2 ст. 264 НК РФ сложно сделать вывод, является ли список представительских затрат исчерпывающим. По нашему мнению, причина этому — несоответствие первого и второго абзаца п. 2 ст. 264 НК РФ друг другу.

Так, из писем Минфина России от 01.12.2011 №03-03-06/1/796 и от 16.04.2007 №03-03-06/1/235 очевидно, что чиновники делают упор на втором абзаце и указывают, что перечень представительских расходов закрыт и расширительному толкованию не подлежит.

Однако есть постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), где суд указал, что понятие «обслуживание» в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр. И в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ к представительским можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что суд сделал упор на первом абзаце п. 2 ст. 264 НК РФ.

От себя добавим, что если бы перечень допустимых представительских расходов действительно был закрыт, указание на то, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний, было бы бессмысленно. Таким образом, к представительским расходам разрешается отнести все расходы, связанные с официальным приемом, кроме тех, что упомянуты в абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ. В качестве подтверждения этого можно привести постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 №А32-8834/2010. Суд указал следующее: при отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, произведены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха или развлечений.

 

 

Автор: Дарья Курочкина, Старший бухгалтер, Acsour

Источник: Журнал "Бухгалтерские вести", август, 2015

Руководитель отдела
по развитию бизнеса:
Ольга Филипова моб.: + 7 (931) 262-5352 тел.: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com