Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Бухгалтерский и кадровый аутсорсинг
Бухгалтерский учет расходования ГСМ. Примеры.
Бухгалтерский учет расходования ГСМ. Примеры.
Публикации \ 17.06.2016

Бухгалтерский учет расходования горюче-смазочных материалов. Примеры.

 Организации, использующие в своей деятельности собственные или арендованные транспортные средства, имеют возможность отнести на себестоимость расходы, связанные с их использованием, большую часть которых составляют горюче-смазочные материалы (ГСМ).

В связи с этим неизбежным является вопрос, в каких размерах и на каком основании грамотно вести учет расходования ГСМ.

К горюче-смазочным материалам относятся:

- топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

- смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла);

- специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" в соответствии с п. 7,8 ПБУ 10/99 "Расходы организации". ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо».

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

- счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-98";

- счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-95".

Кроме того, аналитический учет расхода ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

В бухгалтерском учете затраты, связанные с расходованием ГСМ, отражают на следующих балансовых счетах:

 

№ п/п

Счет

Пример использования

1

20 «Основное производство»

ТС перевозят грузы по заказам, связанным с основной деятельностью организации

2

26 «Общехозяйственные расходы»

ТС используется для служебных поездок, связанных с управлением организацией

3

44 «Расходы на продажу»

Для торговых организаций

4

23 «Вспомогательные производства»

Используется предприятиями, которые имеют парк автомобилей и отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией

 

Таким образом, применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"):

- по себестоимости единицы запасов,

- по средней себестоимости,

- по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО)

Списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет "ГСМ в баках транспортных средств" и другие соответствующие субсчета) в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

Для того, чтобы учесть в расходах затраты на ГСМ необходимы документы, не только подтверждающие факт приобретения, но и их расходования.

 

Документальное подтверждение расходования ГСМ

 

К документам, подтверждающим приобретение ГСМ, относят: чеки ККТ, авансовые отчеты водителей, топливные карты, по которым производится заправка автомобилей. Однако приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость.

В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Согласно п. 3 Приказа №152 в путевом листе обязательно должны быть отражены следующие реквизиты:

 

№ п/п

Реквизит

Содержание

1

Наименование

В заголовке документа должно быть написано «Путевой лист»

2

Номер путевого листа

Указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем ТС системой нумерации

3

Сведения о сроке действия путевого листа

Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, указываются даты начала и окончания срока действия документа

 

4

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Наименование, место нахождения, организационно-правовая форма организации

5

Сведения о транспортном средстве

Тип транспортного средства (легковой, грузовой автомобиль, автобус) и модель, государственный регистрационный знак, показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж, дата и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку

6

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя

7

Дополнительные реквизиты

При необходимости на бланке путевого листа допускается размещение дополнительных реквизитов, с учетом особенностей деятельности организации

По информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 N03-03-06/2/161 сказано, что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N152. При этом самостоятельно разработанные формы путевых листов обязательно должны быть приведены в приказе по учетной политике.

Согласно письма УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 №20-12/100253 и письма Минфина России от 20 февраля 2006 г. №03-03-04/1/129 в путевом листе обязательно должна быть информация о маршруте следования транспортного средства.  Целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными, и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, и не является основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных. Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Таким образом, основным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Необходимо отметить, что в настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм расходования ГСМ. Однако нормирование расходов является еще одним важным аспектом учета расходования ГСМ, на котором необходимо остановиться подробнее.

 

Нормы расходования ГСМ

 

Нормы расходования ГСМ подразумевают установленное значение меры их потребления при работе транспортного средства определенной марки и модели.

Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом НК РФ не ограничивает подобные расходы какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005№ 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.

Таким образом, требование обоснованности побуждает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Подобные нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации.

Подводя итоги, необходимо отметить, что, нормы расходования ГСМ в организации носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Тем не менее, подобные нормы могут использоваться в целях подтверждения экономической обоснованности расходования ГСМ, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения, при исчислении налога на прибыль. При этом, если организация все же примет решение об использовании норм расходования ГСМ, то этот факт необходимо зафиксировать в учетной политике и утвердить приказом руководителя организации

 

Примеры учета расходования ГСМ

 

Приведем пример бухгалтерского учета расходования ГСМ для конкретного водителя.

Пример 1

Водитель легкового служебного автомобиля В.В. Иванов 10 мая получает из кассы ООО «Конструктор» под отчет денежные средства для приобретения бензина А-95 в размере 660 руб., после чего представляет авансовые отчеты с отражением расходов по его приобретению с приложением первичных документов.

Списание бензина происходит по установленным в организации нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

Остаток несписанного бензина на начало мая у водителя составил 10 литров по 32 руб.

10 мая было приобретено 20 литров бензина по 33 руб. (без учета НДС).

11 и 12 мая водитель израсходовал соответственно 7 и 10 литров бензина.

С 1 по 12 мая бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

 

Дата

Приход

Расход

Остаток

кол-во

цена

стоимость

кол-во

цена

стоимость

кол-во

цена

стоимость

Остаток на 01.05

 

 

 

 

 

 

10

32

320

10.05

20

33

660

 

 

 

30

32,67

980,10

11.05

 

 

 

7

32,67

228,69

23

32,67

751,41

12.05

 

 

 

10

32,67

326,70

13

32,67

424,71

 

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

 

Дата

Корреспонденция счетов

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт

Кт

10 мая

71 «В.В. Иванов»

50 «Касса»

660

выданы под отчет денежные средства на приобретение бензина

10 мая

10-3 субсчет «Бензин А-95»

71 «В.В. Иванов»

660

оприходование топлива на основании авансового отчета водителя

11 мая

26

10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины В.В. Иванова»

228,69

списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 1 за 11 мая

12 мая

26

10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины В.В. Иванова»

326,70

списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 2 за 12 мая

 

Пример 2

В случае если учетной политикой организации предусмотрено использование норм расходования ГСМ, то сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации.

Допустим, в  ООО «Конструктор» установлены нормы расходования топлива в пределах 7 литров в день для автомобиля В.В. Иванова. Тогда, 12 мая бухгалтер сделает следующие проводки:

 

Дата

Корреспонденция счетов

Сумма, руб.

Содержание операции

Дт

Кт

12 мая

26

10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины В.В. Иванова»

228,69

списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 2 за 12 мая

12 мая

91 субсчет «Прочие расходы, не учитываемые для целей налогообложения»

10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины В.В. Иванова»

98,01

Списан сверхнормативный расход бензина (3 литра) по путевому листу легкового автомобиля формы № 2 за 12 мая

 

1. Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152.

2. Информация Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 №20-12/100253. 

4. Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. №03-03-04/1/129.

5. Письмо Минфина России от 15.03.2005 г. № 03-03-02-04/1/67.

6. Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N03-03-06/2/161.

Автор: Деревягина Елена, Бухгалтер, Acsour

 

Руководитель отдела
по развитию бизнеса:
Ольга Филипова моб.: + 7 (931) 262-5352 тел.: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com